各区卫生健康委、有关医疗保健机构:
为进一步强化我市出生医学证明规范化管理,迎接国家卫生健康委和省卫生健康委对我市出生医学证明管理工作的调研。根据海南省卫健委《2017年海南省出生医学证明管理专项督查工作实施方案》(琼卫办妇幼发〔2017〕2
-1-号)的要求,我委于7月底组织专家对各区卫健委(含政务中心和审批中心)及相关医疗保健机构出生医学证明管理工作情况进行专项督查。现将情况通报如下:
一、督导方式
(一)被督导单位
1.管理机构:各区卫生健康委(含政务中心和审批中心)。
2.签发机构:海南省人民医院、长流卫生院、海南医学院第一附属医院、海南现代妇女儿童医院(南沙院区)、海口市第四人民医院、海南现代妇女儿童医院(府城院区)、海口市人民医院、海南医学院第二附属医院(东湖院区)。
(二)督导方法
查阅资料及信息系统、现场考核检查等。
二、督导主要内容
(一)各区卫健委及签发机构出生医学证明的管理使用情况;各风险防控关键环节做法和存在的问题。
(二)各项工作要求落实情况,主要包括:
1.空白证入库及发放管理,落实两锁三铁的存储要求;
2.空白证和出生医学证明签发印章要证章分开,专人管理,印章刻制规范并备案;
3.依据规范开展首次签发、换发和补发,不得设立签发前置条件,系统录入及时,当年发证率达标,档案管理思路清晰,有安全的档案存储条件,严防遗失;-2-
4.严格废证管理,三联分别标识作废,做好登记、上报等工作;
5.领导重视、业务培训、法制教育、真伪鉴定和督查工作,以及监管长效机制。
三、工作亮点
(一)领导重视,建立健全各项管理制度
各区卫生健康主管部门均完成本辖区出生医学证明管理的自查和督导工作;大部分区卫生健康主管部门分管领导能参加市级出生医学证明管理培训;《出生医学证明》管理基本做到专人管理,专室保管。各区能严格按照《关于进一步加强出生医学证明管理的通知》(国卫办妇幼发〔2015〕13号)及省相关文件发放《出生医学证明》;大部分签发机构业务管理人员比较熟悉出生医学证明管理相关业务知识,空白证件存储和发放管理制度基本落实。
(二)做好证件发放、签发和库存管理工作
各机构均严格执行证件出入库登记,落实空白证专人管理,签发机构证章分开管理,未在库存空白证上盖章;空白证件中间无断号、无缺号;出生医学证明均由专人录入系统再进行打印,留存证件存根并做好登记;归档资料完整,按年份装入档案盒,档案摆放整齐。
(三)业务流程较规范
大部分签发机构能在产科或者出生医学证明办理处明显地方公示办理流程,告知办理所需材料、出生医学证明的重要性及注意事项等。首次签发、补发签发流程规范,
-3-所提供资料基本齐全。首次签发登记表均由专人审验领证人的有效身份证件及相关资料,再录入资料打印出生医学证明,盖章人员对资料核对无误后加盖印章,并做好存根保留和首次签发登记。
四、存在的主要问题
(一)空白出生证件发放管理不够规范。我市极少数管理机构,存在空白出生证件发放管理制度不落实。2021年1月 13日,琼山区卫生健康委在移交空白出生医学证明到区行政审批中心的过程中,区卫生健康委出生医学证明专管员未按照出生医学证明管理要求,与区行政审批中心接收人员进行当面交接清点和强调管理储存要求,区行政审批中心的接收人员未引起高度重视,从而导致18张空白出生证当成垃圾处理,无法追回。
(二)空白证件存储管理制度落实不够到位。个别区级管理机构(含政府服务中心和审批中心)及助产签发机构对出生医学证明的存储,未严格按规定完全做到配备铁门、铁窗。
(三)区级培训工作未到位。2020 年及2021年上半年,部分区级未开展《出生医学证明管理》培训工作,导致签发机构的工作人员对出生医学证明签发业务不熟悉,特别是新变更岗位的人员。
(四)换发流程不够规范。多数签发机构在办理换证时,存在未要求让家属提供换发书面申请书。
被督导单位存在具体问题详见附件。-4-
五、下一步整改措施
(一)提高认识,强化各级领导重视程度。
出生医学证明管理是一项严肃而又十分重要的工作,各级领导要高度重视,分管领导要亲自抓,切实加强对本级培训和调研督导工作,及时发现工作中存在问题,从源头上杜绝违规违法行为的发生。
(二)进一步规范出生医学证明操作流程。
各管理部门要严格按照《出生医学证明管理工作指导手册》和《关于进一步加强出生医学证明管理的通知》(国卫办妇幼发〔2015〕13号)及省、市级相关文件要求,规范出生医学证明的移交操作流程,切实做好出生医学证明的发放和管理,要以琼山区出生医学证明丢失事件为戒,杜绝类似事件再次发生。
(三)加强出生医学证明的监管工作。
各管理机构要强化责任担当,切实加强对辖区签发机构出生医学证明管理的监管工作。督促签发机构严格执行出生医学证明管理规定和办证流程,依法办理出生医学证明的首次签发、换发和补发工作;严格按照上级相关文件规定,必须落实“两锁、三铁”的存储要求。
(四)加强培训,提升业务能力。
出生医学证明管理是一项政策性强的工作,办理过程中面临着的实际问题较为复杂,工作人员应当熟练掌握出生医学证明签发、管理的最新政策;各级要加强对各签发
-5- 机构相关业务人员的培训和指导,提高专职人员整体业务能力,使出生医学证明管理的各项规章制度落到实处。
(五)加大整改力度,提升管理水平。
各级出生医学证明管理部门要加大指导、督查力度,对在本次检查中发现问题,务必立即整改落实到位,全力以赴迎接即将到来的国家卫生健康委和海南省卫生健康委对我市出生医学证明管理工作的调研、指导。
联系人:马晓红电话:68723827
附件:市级督查问题列表
海口市卫生健康委员会
2021年9月9日-6- 附件
市级督查问题列表所辖区
单位
存在问题
1.无分管领导参加市级培训。
2.个别文件未及时转发。
3.业务管理人员对补发所需条件不掌握。
4、2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
5.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门。
2.发放登记本未按顺序登记。
3.归档资料盒内目录未能区分补发和机构外签发。
1.换发申请表填写存在漏项。
2.换发资料中无变更父母信息书面申请书。
3.原首次签发资料未与换发资料一起归档。
无。
1.无分管领导参加本级调研指导工作。
2.部分文件未及时转发。
3.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
4.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
5.空白证发放登记本未登记库存数。
秀英区卫健委秀英区
秀英区政府服务中心
长流中心卫生院
海南省人民医院龙华区
龙华区卫健委
-7-
龙华区审批中心
海南现代妇女儿童医
(南沙院区)
海南医学院
第一附属医院
琼山区卫健委琼山区
琼山区审批中心
海南现代妇女儿童医
(府城院区)
1.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
2.补发申请表填写存在漏项。
1.未制定出生医学证明本机构相应管理制度。
2.无单独存放空白出生医学证明的保险柜。
3.宣传折页未及时更新所需资料要求。
4.设置签发前置条件,超 1月未办理出生医学证明需提供派出所未入户证明。
1.换发资料中无变更父母信息书面申请书。
2.换发申请表填写存在漏项。
3.废证概念掌握不到位,把打印错误的出生证按换证处理。
1.对于取消助产资质的机构,本级管理部门无书面性的管理要求。
2.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
3.本辖区出现出生证遗失案件。
4.补发、换发证件存根联签发人和领证人未签名。(2020年)
5.换发资料无中无变更信息书面申请书。(2020年)
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门及单独存放空白出生证的保险柜。
2.打印出生医学证明处处于开放式空间,存在遗失隐患。
3.补发、换发证件存根联签发人和领证人未签名。(2021年)
4.换发资料无中无变更信息书面申请书。(2021年)
5出现18张空白出生证遗失案件。
1.宣传折页缺少注意事项内容。
2.首次签发登记本盖章人未及时签名。
3.换发出生证资料无申请人书面信息变更声明书。-8-
海口市第四人民医院
美兰区卫健委
海南医学院第二附属
医院(东湖院区)美兰区
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门、铁窗。
2.换发申请表无存根联,申请人未签名。
3.换发证副联未盖章。
4.档案盒内无目录。
1.无分管领导参加本级调研指导工作。
2.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
2.未按“两锁三铁”规定设立后阳台铁窗。
3.机构外首次签发、换发和补发档案未分开归档,档案盒内无目录。
告知书内容未及时变更。
1.本机构管理制度不完善。
2.办证须知部分内容未及时更新。
3.首次签发流程不合理,存在设卡现象,打印好的出生证需办理出院结账后才
能盖章。
4.个别首次签发申请表填写存在漏项,个别首次签发资料存根联发证人未签
名。
5.有1份换证资料无原旧证正页,仅有公安机构出具已对正页做处理的证明。
6.系统中部分首次登记未录入住院号。
海口市人民医院
-9-
海口市卫生健康委员会办公室-10-
2021年9月9日印发
为进一步强化我市出生医学证明规范化管理,迎接国家卫生健康委和省卫生健康委对我市出生医学证明管理工作的调研。根据海南省卫健委《2017年海南省出生医学证明管理专项督查工作实施方案》(琼卫办妇幼发〔2017〕2
-1-号)的要求,我委于7月底组织专家对各区卫健委(含政务中心和审批中心)及相关医疗保健机构出生医学证明管理工作情况进行专项督查。现将情况通报如下:
一、督导方式
(一)被督导单位
1.管理机构:各区卫生健康委(含政务中心和审批中心)。
2.签发机构:海南省人民医院、长流卫生院、海南医学院第一附属医院、海南现代妇女儿童医院(南沙院区)、海口市第四人民医院、海南现代妇女儿童医院(府城院区)、海口市人民医院、海南医学院第二附属医院(东湖院区)。
(二)督导方法
查阅资料及信息系统、现场考核检查等。
二、督导主要内容
(一)各区卫健委及签发机构出生医学证明的管理使用情况;各风险防控关键环节做法和存在的问题。
(二)各项工作要求落实情况,主要包括:
1.空白证入库及发放管理,落实两锁三铁的存储要求;
2.空白证和出生医学证明签发印章要证章分开,专人管理,印章刻制规范并备案;
3.依据规范开展首次签发、换发和补发,不得设立签发前置条件,系统录入及时,当年发证率达标,档案管理思路清晰,有安全的档案存储条件,严防遗失;-2-
4.严格废证管理,三联分别标识作废,做好登记、上报等工作;
5.领导重视、业务培训、法制教育、真伪鉴定和督查工作,以及监管长效机制。
三、工作亮点
(一)领导重视,建立健全各项管理制度
各区卫生健康主管部门均完成本辖区出生医学证明管理的自查和督导工作;大部分区卫生健康主管部门分管领导能参加市级出生医学证明管理培训;《出生医学证明》管理基本做到专人管理,专室保管。各区能严格按照《关于进一步加强出生医学证明管理的通知》(国卫办妇幼发〔2015〕13号)及省相关文件发放《出生医学证明》;大部分签发机构业务管理人员比较熟悉出生医学证明管理相关业务知识,空白证件存储和发放管理制度基本落实。
(二)做好证件发放、签发和库存管理工作
各机构均严格执行证件出入库登记,落实空白证专人管理,签发机构证章分开管理,未在库存空白证上盖章;空白证件中间无断号、无缺号;出生医学证明均由专人录入系统再进行打印,留存证件存根并做好登记;归档资料完整,按年份装入档案盒,档案摆放整齐。
(三)业务流程较规范
大部分签发机构能在产科或者出生医学证明办理处明显地方公示办理流程,告知办理所需材料、出生医学证明的重要性及注意事项等。首次签发、补发签发流程规范,
-3-所提供资料基本齐全。首次签发登记表均由专人审验领证人的有效身份证件及相关资料,再录入资料打印出生医学证明,盖章人员对资料核对无误后加盖印章,并做好存根保留和首次签发登记。
四、存在的主要问题
(一)空白出生证件发放管理不够规范。我市极少数管理机构,存在空白出生证件发放管理制度不落实。2021年1月 13日,琼山区卫生健康委在移交空白出生医学证明到区行政审批中心的过程中,区卫生健康委出生医学证明专管员未按照出生医学证明管理要求,与区行政审批中心接收人员进行当面交接清点和强调管理储存要求,区行政审批中心的接收人员未引起高度重视,从而导致18张空白出生证当成垃圾处理,无法追回。
(二)空白证件存储管理制度落实不够到位。个别区级管理机构(含政府服务中心和审批中心)及助产签发机构对出生医学证明的存储,未严格按规定完全做到配备铁门、铁窗。
(三)区级培训工作未到位。2020 年及2021年上半年,部分区级未开展《出生医学证明管理》培训工作,导致签发机构的工作人员对出生医学证明签发业务不熟悉,特别是新变更岗位的人员。
(四)换发流程不够规范。多数签发机构在办理换证时,存在未要求让家属提供换发书面申请书。
被督导单位存在具体问题详见附件。-4-
五、下一步整改措施
(一)提高认识,强化各级领导重视程度。
出生医学证明管理是一项严肃而又十分重要的工作,各级领导要高度重视,分管领导要亲自抓,切实加强对本级培训和调研督导工作,及时发现工作中存在问题,从源头上杜绝违规违法行为的发生。
(二)进一步规范出生医学证明操作流程。
各管理部门要严格按照《出生医学证明管理工作指导手册》和《关于进一步加强出生医学证明管理的通知》(国卫办妇幼发〔2015〕13号)及省、市级相关文件要求,规范出生医学证明的移交操作流程,切实做好出生医学证明的发放和管理,要以琼山区出生医学证明丢失事件为戒,杜绝类似事件再次发生。
(三)加强出生医学证明的监管工作。
各管理机构要强化责任担当,切实加强对辖区签发机构出生医学证明管理的监管工作。督促签发机构严格执行出生医学证明管理规定和办证流程,依法办理出生医学证明的首次签发、换发和补发工作;严格按照上级相关文件规定,必须落实“两锁、三铁”的存储要求。
(四)加强培训,提升业务能力。
出生医学证明管理是一项政策性强的工作,办理过程中面临着的实际问题较为复杂,工作人员应当熟练掌握出生医学证明签发、管理的最新政策;各级要加强对各签发
-5- 机构相关业务人员的培训和指导,提高专职人员整体业务能力,使出生医学证明管理的各项规章制度落到实处。
(五)加大整改力度,提升管理水平。
各级出生医学证明管理部门要加大指导、督查力度,对在本次检查中发现问题,务必立即整改落实到位,全力以赴迎接即将到来的国家卫生健康委和海南省卫生健康委对我市出生医学证明管理工作的调研、指导。
联系人:马晓红电话:68723827
附件:市级督查问题列表
海口市卫生健康委员会
2021年9月9日-6- 附件
市级督查问题列表所辖区
单位
存在问题
1.无分管领导参加市级培训。
2.个别文件未及时转发。
3.业务管理人员对补发所需条件不掌握。
4、2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
5.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门。
2.发放登记本未按顺序登记。
3.归档资料盒内目录未能区分补发和机构外签发。
1.换发申请表填写存在漏项。
2.换发资料中无变更父母信息书面申请书。
3.原首次签发资料未与换发资料一起归档。
无。
1.无分管领导参加本级调研指导工作。
2.部分文件未及时转发。
3.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
4.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
5.空白证发放登记本未登记库存数。
秀英区卫健委秀英区
秀英区政府服务中心
长流中心卫生院
海南省人民医院龙华区
龙华区卫健委
-7-
龙华区审批中心
海南现代妇女儿童医
(南沙院区)
海南医学院
第一附属医院
琼山区卫健委琼山区
琼山区审批中心
海南现代妇女儿童医
(府城院区)
1.未按“两锁三铁”规定设立铁窗。
2.补发申请表填写存在漏项。
1.未制定出生医学证明本机构相应管理制度。
2.无单独存放空白出生医学证明的保险柜。
3.宣传折页未及时更新所需资料要求。
4.设置签发前置条件,超 1月未办理出生医学证明需提供派出所未入户证明。
1.换发资料中无变更父母信息书面申请书。
2.换发申请表填写存在漏项。
3.废证概念掌握不到位,把打印错误的出生证按换证处理。
1.对于取消助产资质的机构,本级管理部门无书面性的管理要求。
2.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
3.本辖区出现出生证遗失案件。
4.补发、换发证件存根联签发人和领证人未签名。(2020年)
5.换发资料无中无变更信息书面申请书。(2020年)
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门及单独存放空白出生证的保险柜。
2.打印出生医学证明处处于开放式空间,存在遗失隐患。
3.补发、换发证件存根联签发人和领证人未签名。(2021年)
4.换发资料无中无变更信息书面申请书。(2021年)
5出现18张空白出生证遗失案件。
1.宣传折页缺少注意事项内容。
2.首次签发登记本盖章人未及时签名。
3.换发出生证资料无申请人书面信息变更声明书。-8-
海口市第四人民医院
美兰区卫健委
海南医学院第二附属
医院(东湖院区)美兰区
1.未按“两锁三铁”规定设立铁门、铁窗。
2.换发申请表无存根联,申请人未签名。
3.换发证副联未盖章。
4.档案盒内无目录。
1.无分管领导参加本级调研指导工作。
2.2020年及2021年上半年均未组织出生医学证明的培训。
2.未按“两锁三铁”规定设立后阳台铁窗。
3.机构外首次签发、换发和补发档案未分开归档,档案盒内无目录。
告知书内容未及时变更。
1.本机构管理制度不完善。
2.办证须知部分内容未及时更新。
3.首次签发流程不合理,存在设卡现象,打印好的出生证需办理出院结账后才
能盖章。
4.个别首次签发申请表填写存在漏项,个别首次签发资料存根联发证人未签
名。
5.有1份换证资料无原旧证正页,仅有公安机构出具已对正页做处理的证明。
6.系统中部分首次登记未录入住院号。
海口市人民医院
-9-
海口市卫生健康委员会办公室-10-
2021年9月9日印发
琼公网安备 46010502000257号